Inventário físico – Administração de materiais

Publicado em 30 novembro, 2011 / Atualizado em 15 de fevereiro de 2017

O inventário físico é importante instrumento de controle das empresas, e é objeto de estudo da Administração de Materiais

Todos os materiais que estão sob posse da empresa normalmente estão cadastrados em um sistema informatizado, de modo a garantir que sua movimentação, localização e outras informações sejam facilmente consultadas e analisadas.

Apesar da facilidade, comodidade e eficiência proporcionada pelo sistema informatizado, ele é passível de erros. E com isso, torna-se necessária a utilização de inventários físicos, a fim de confrontar os valores apresentados pelo sistema com aqueles que foram obtidos durante a elaboração do inventário.

Na verdade, o sistema informatizado é alimentado através da contagem física dos produtos ou matérias primas que compõe os estoques.

O inventário é uma importante ferramenta para auxiliar o administrador no momento da tomada de decisão referente à reposição de estoques. Através de sua análise é possível identificar uma necessidade de reposição, itens que estão há muito tempo parado, além de possibilitar que a empresa fique sabendo qual produto ou quais linhas de produtos mais giram e com isso possibilitar que se tire mais proveito desta característica.

Estoque de uma loja

O inventário físico é uma ferramenta importante na administração de uma empresa, pois possibilita conhecer a quantidade de itens em estoque e com isso tomar as melhores decisões quanto a reposições ou identificação de itens com muita ou pouca saída.

Inventário físico

O inventário físico é uma técnica que consiste na contagem física dos itens em estoque, e pode ser realizado de duas maneiras, podendo ser periódico ou rotativo. Ele normalmente é realizado pelos colaboradores da empresa, que a depender do seu porte e da quantidade de linhas de produtos que comercializa, pode exigir que equipes sejam criadas e direcionadas para cada linha de produto existente.

Por exemplo, em uma loja de departamento, pode-se formar equipes que atuarão em setores específicos da loja, como calçados, roupas, eletrônicos, perfumaria etc.

O inventário rotativo

Inventário rotativo é aquele realizado de maneira constante, durante todo o ano. Seu principal objetivo é possibilitar a identificação prematura de possíveis erros nos registros dos itens e, com isso, permitir que correções sejam aplicadas antes que tais erros possam causar maiores problemas ao processo produtivo.

Podemos dizer que o inventário rotativo tem natureza preventiva, pois as informações geradas através dele ajudam a empresa a corrigir desvios que no longo prazo poderiam comprometer o resultado financeiro do exercício.

O inventário periódico

O inventário periódico normalmente é realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente compreende um ano. Este tipo de inventário busca relacionar a movimentação de todos os itens durante o ano, mostrando suas quantidades de entrada e saída.

A utilização de inventários é muito importante para a detecção de disparidades nos estoques. Disparidades essas causadas que podem ser causadas por erros de digitação de notas de entrada, roubo ou destruição de itens, devoluções cujos itens não retornaram ao estoque, erros em relatórios etc.

Apesar de terem abordagens diferentes, é possível a utilização de ambas as formas de realização de inventários físicos, de maneira a aumentar a confiabilidade das informações fornecidas por eles e ao mesmo tempo diminuir os riscos de prejuízos causados pela incorreta alocação de recursos, sobretudo na aquisição de materiais, por exemplo.

Utilizando-se as duas formas de inventário, tem-se um maior controle sobre a gestão física dos estoques, uma vez que o inventário periódico servirá como auditoria das informações passadas pelo inventário rotativo, complementando-o.