Como registrar alterações feitas em planilhas Excel

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Registrar as alterações feitas em planilhas é útil para corrigir erros e saber o que havia na célula antes da edição

O Excel permite que sejam desenvolvidos trabalhos simples, como uma lista de nomes para impressão até pastas de trabalho complexas, contendo planilhas interligadas, gráficos e cálculos extensos.

Criar planilhas simples geralmente não exige muita concentração nem uma rotina de desenvolvimento específica. No entanto, planilhas onde existem muitas fórmulas e ligações com planilhas ou documentos exigem atenção e concentração, pois um simples erro pode fazer com que tudo pare de funcionar. E nestes casos, quando não se tem ideia de onde está o problema, fica muito difícil e demorado corrigir o erro e fazer a planilha voltar a funcionar.

Um exemplo é quando editamos uma fórmula ou a substituímos por outra, e logo em seguida não lembramos qual fórmula estava sendo usada antes. Ou seja, apagamos e não lembramos o conteúdo da célula para colocá-lo novamente lá.

À primeira vista, isso pode parecer um problema, e mesmo o famoso “Ctrl+Z” não funcionando, ainda há uma solução, desde que previamente uma funcionalidade tenha sido acionada: o controle de alteração.

Como controlar alterações em planilhas

Essa ferramenta é extremamente útil para evitar que erros comprometam o desenvolvimento ou funcionamento de uma planilha ou pasta de trabalho (saiba: diferença entre planilha e pasta de trabalho). Ela funciona da seguinte maneira:

Todas as células editadas passam a ter sua borda na cor azul, o que já facilita identificar as possíveis células com problemas. Além disso, ao passar o cursor do mouse sobre elas, uma janela se abre e informa o horário que a célula foi alterada, quem foi o usuários que a alterou, o conteúdo anterior e o conteúdo atual. Com isso, fica fácil retornar a célula ao estado anterior, descobrindo o que havia nela antes da modificação ser feita.

Usar esse recurso é muito fácil de usar. Veja:

1. Depois de aberta a planilha, vá até a aba “Revisão” e localize o botão “Controlar Alterações” e selecione “Controlar Alterações”.

Menu do Excel

2. Em seguida será aberta uma janela de configuração onde algumas opções poderão ser selecionadas. Nesta parte não é necessária nenhuma explicação, basta ler as opções e marcar aquilo que for conveniente.

Realçando alterações

3. Agora basta alterar o conteúdo de qualquer célula que o Excel irá registrar a alteração. Confira:

Janela com histórico

Essa funcionalidade é importante também para os casos em que outras pessoas usam a mesma planilha ou pasta de trabalho, pois assim é possível saber se ela editou e quais foram as alterações feitas na planilha.

Limitações

Apesar de ser funcionar muito bem, esse recurso possui algumas limitações:

  • Ele não registra outras alterações senão a do conteúdo contido na célula. Formatação, estilização, mudança de cores e tamanhos, por exemplo, não são registradas.
  • O registro de alterações fica armazenado por até 30 dias. Depois disso ele será excluído. Ele apenas informa sobre as alterações, não faz backup nem funciona como a operação “desfazer”.

Ainda assim o registro de alterações pode ser muito útil.

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